Het stappenplan impliceert dat er heel wat afspraken moeten worden gemaakt, documenten worden voorbereid en gegevens moeten beschikbaar of toegankelijk zijn.

Heel wat gegevens zijn niet beschikbaar binnen de studentenadministratie en zouden kunnen worden opgevraagd via een afzonderlijke webtoepassing. Een aantal gegevens zijn privé (medische gegevens) en dat dient te worden gerespecteerd. Door de betrokkenen te wijzen op het belang van deze informatie in een crisissituatie, en de belofte van vertrouwelijkheid, zijn ze sneller geneigd deze info te delen. De databank of informatiebron waarin deze gegevens beschikbaar zijn dient rekening te houden met de vertrouwelijkheid van deze informatie.

De gegevens mogen niet alleen digitaal beschikbaar zijn (cf. situaties als: geen internet, geen elektriciteit, geen netwerkverbinding, ...). Dezelfde bemerking geldt voor het ter beschikking stellen van informatie omtrent het crisisplan ten aanzien van de diverse stakeholders.

Gegevens

• namenlijst van personen in het buitenland,
• periode van het verblijf,
• contactpersoon gastinstelling,
• (kot)adres in het buitenland,
• contactpersoon thuis in geval van nood (telefoon, GSM, e-mail, ...),
• medische gegevens: bloedgroep, medische aandoeningen die relevant kan zijn, naam huisarts en contactgegevens,
• contactgegevens van de Belgische ambassade in het gastland,
• contactgegevens van de relevante ambassades in België,
• contactgegevens van eventuele bemiddelaars in het buitenland (komt vaak voor bij stages),
• contactgegevens stageplaats in het buitenland,
• gegevens over de verzekering van de student, incl. polisnummer, reisbijstandsverzekering,
• gegevens van het ziekenfonds,
• exacte vertrek- en terugkeerdatum, reiswijze (trein, vlucht, auto), maatschappij, vluchtnummer,
• andere relevante informatie.

Documenten die van belang zijn

• doc 1, lijst met contactgegevens van alle mogelijke teamleden,
• doc 2, lijst met beslissingsboom om crisisteam samen te stellen,
• doc 3, lijst met functies binnen het team en de verantwoordelijkheden – teamleider vloeit voort uit de beslissingsboom,
• doc 4, overzicht van de gegevenslijsten (welke gegevens vind ik waar?),
• doc 5, crisiscommunicatie,
• doc 6, informatiebrochure voor uitgaande studenten,
• doc 7, informatiebrochure voor medewerkers,
• doc 8, informatiebrochure / handleiding voor teamleden,
• doc 9, emergency card,
• doc 10, melding van de crisis / noodsituatie,
• doc 11, analyse van de crisis en beslissing wie de crisis afhandelt,
• doc 12, checklist,
• doc x, ...

Afspraken

• Single Point of Contact - SPOC
• afspraken met alle betrokkenen van de procedure
• afspraken met de studenten en medewerkers ter voorbereiding
• voorafgaande afspraken over de samenstelling van het crisisteam
  • Wie kan deelnemen aan een crisisteam?
    • opleiding
    • dienst Internationalisering
    • dienst Verzekeringen
    • Juridische dienst
    • dienst Studentenadministratie
    • Sociale dienst
    • Psychotherapeutische dienst
    • ...
  • criteria voor deelname aan het crisisteam
    • financieel mandaat
    • mandaat om opdrachten te geven
    • mandaat voor externe communicatie namens de hogeschool
    • logistieke ondersteuning
    • vertrouwenspersoon
    • juridisch advies
    • stand van zaken verzekering
    • ...
  • Welke rol spelen de deelnemers aan het crisisteam? Welke rollen zijn nodig in een crisissituatie?
  • Bereikbaarheid van het crisisteam (wie?, wanneer?, hoe?)
• Gegevensbeheer: wie beheert de gegevens? Wie heeft toegang tot de gegevens? Hoe en waar worden de gegevens bijgehouden?
• Crisiscommunicatie: wie?, wat?, waar?, wanneer?, hoe?
• Wie mag opdrachten geven en procedures negeren? (vb. het bij hoogdringendheid boeken van een vliegticket zonder voorafgaandelijke goedkeuring)