Nu duidelijk is wat het project precies moet opleveren, kunnen verschillende strategieën ontworpen worden die elk tot de gewenste resultaten kunnen leiden. Als een vormingsproject ertoe moet leiden dat welbepaalde leerdoelen ontwikkeld zijn bij 1500 tele-onthaalders, kunnen kosten en baten van een train-the-trainer-strategie afgewogen worden tegenover het alternatief van rechtstreekse training van de finale doelgroep. Voor de uitvoering van bepaalde acties kan gekozen worden voor de inzet van intern personeel ten nadele van externe consultants. Werkpakketten kunnen uitgevoerd worden door nationale teams of door internationale, door monodisciplinaire teams of multidisciplinaire.

Als een project aan een externe instantie wordt voorgelegd voor selectie of goedkeuring, is de ontwerpfase in principe afgesloten. Het projectvoorstel neemt doorgaans al gedetailleerde werkplanningen met dito begroting op.

Tips voor de ontwerpers:

• Beschrijf diverse scenario’s met al hun voor- en nadelen, kosten en baten. En zorg ervoor dat ze door de besluitvormers grondig tegenover elkaar worden afgewogen.
• Benoem de kritische succesfactoren voor elk scenario en hou rekening met de waarschijnlijkheid van deze factoren bij je keuze voor een welbepaalde strategie.
• Begin zo vroeg mogelijk met je projectaanvraag, stel een realistische timing voor de voorbereiding van je aanvraag op die rekening houdt met de frequente technische problemen die helaas eigen zijn aan on-line aanvragen.
• Zorg dat je overzicht van internationale projecten, het track record van je organisatie altijd actueel is, dat je database van CV’s van collega’s (in de Europese format) goed wordt bijgehouden, dat je een stapeltje instellingsstatuten (uittreksels uit het Belgisch Staatsblad) en legal entity forms hebt liggen (sjablonen te downloaden op http://ec.europa.eu/budget/info_contract/legal_entities_en.htm): het zijn standaard bijlagen bij Europese projectaanvragen.
• Dien een correct en helder dossier in bij de externe financier: licht de context en rationale van je project goed toe, verstrek relevante informatie over je eigen organisatie (wees niet bescheiden, wel eerlijk), let op je taal, beperk het aantal afkortingen, vermijd jargon en run je teksten door een spell checker, kies een sprekende titel.
• Wees zorgvuldig met cijfers: schat kosten realistisch in, sluis via de begroting geen elementen in het project die in het activiteitenoverzicht niet ter sprake komen, overtuig je ervan dat alle kosten subsidiabel zijn (ook als het om zogenaamde eigen financiering gaat), verzwijg geen inkomsten.
• Check altijd vooraf of de persoon die je instelling juridisch kan binden in de instelling is op het moment dat je hem of haar de projectaanvraag ter ondertekening voor wil leggen (wat heel vaak en ondanks alle goede voornemens last minute is). Als er andere ondertekenaars zijn, informeer ook hen tijdig.
• Vraag altijd feedback van de beoordelaars van je projectvoorstel, ook of zelfs vooral als het niet is goedgekeurd. Bij een volgende ronde kan dat advies precies dat puntje meer betekenen dat je project nodig had om de shortlist te halen.

bijlage:

• projectmangement_bijlage 1_sjabloon European CV (download onderaan deze pagina)

Zie ook verder: formulation in de project management cycle, die de wisselwerking tussen programma en project beschrijft.