Of het project nu met eigen of externe middelen betaald wordt of niet, het projectvoorstel zal moeten overtuigen. Het moet immers concurreren met andere interessante initiatieven en zal garanties moeten bieden dat het bijdraagt tot de missie van de mecenas. Daarnaast zal de financier het voorstel zeker toetsen aan strenge eisen op het vlak van innovativiteit en duurzaamheid (dissemination, mainstreaming en valorisatie, om maar enkele van de buzz words in de wereld van de projecten te noemen), zodat hij zeker is dat zijn geld goed geïnvesteerd is.

Voor ze met een definitief voorstel naar de baas trekt, zal Michèle daarom het probleem verder analyseren (bv. wie ondervindt nog meer last van het probleem, hoe groot en divers is de groep voor wie ze een oplossing zoekt) en op basis daarvan de doelgroep, algemene doelstelling en subdoelen in kaart brengen. Vervolgens zal ze een eerste inschatting maken van de activiteiten die nodig zijn om de doelen te bereiken, de partijen en mensen die bij de uitvoering betrokken moeten worden, en de middelen die beschikbaar zijn en / of gemaakt moeten worden.

De uitdaging bij het uitwerken van projectvoorstellen in het kader van een projectoproep, is om een goede match te vinden tussen de organisatiedoelen en de doelstellingen van de oproep (financier). Doorgaans wordt er van de projectindiener verwacht dat hij zijn (financiële) steentje bijdraagt in het project, en die middelen worden maar best besteed met een duidelijke return voor de eigen organisatie. Een projectvoorstel dat overduidelijk alleen gericht is op een meerwaarde voor de promotor (de projectverantwoordelijke, de contractant van de opdrachtgever) maakt geen schijn van kans bij de financier. En een project dat onvoldoende aansluit bij de doelen en realiteit van de eigen organisatie zal bij de uitvoering (en in elk geval nadien bij de mainstreaming, zie verder) weinig steun genieten en een constante stressfactor zijn voor de projectmanager.

De afstemming van de eigen belangen en prioriteiten op die van de financier is niet altijd even moeilijk. Projectoproepen verschillen immers onder meer van elkaar door de specificiteit van de doelstelling waartoe de projecten bij moeten dragen. Sommige oproepen richten zich heel specifiek tot een beperkte doelgroep en / of thema; bij andere heeft de indiener een veel grotere mate van autonomie om de projectdoelgroep, -doelen en -activiteiten te bepalen.