Disseminatie faciliteert:

• de zichtbaarheid van het project voor alle partners en stakeholders. Alle projecten die gefinancierd worden door de Europese Commissie hebben de verplichting om bij elke externe publicatie of product het logo van het betrokken programma en het projectnummer aan te geven.
• het multiplicatoreffect van het project waarbij een product dat voor een bepaalde doelgroep was ontworpen, verder toegankelijk wordt voor nieuwe doelgroepen en nieuwe domeinen. Op die manier wordt de expertise versterkt en verder verspreid.
• steun van alle relevante beslissingsorganen die het verder voortbestaan van de projectresultaten kunnen verzekeren. Bv. opleidingsorganisaties briefen over het bestaan van een nieuwe nascholing voor leraren.
• aanvaarding van de nieuwe methodologie of nieuwe aanpak bij de betrokken doelgroepen zodat ze sneller overtuigd geraken om de producten te gaan toepassen of gebruiken.

Net zoals bij de projectevaluatie zijn ook disseminatieactiviteiten van een paar verschillende types:

• Interne en externe disseminatie: De meeste projecten starten al vroeg in het project met interne disseminatie binnen de projectgroep via allerlei interne informatiekanalen. Doel is daarbij eerst om het bestaan van het project bekend te maken, m.a.w. informatie te verstrekken om zo doelgroepen te mobiliseren. Maar ook externe disseminatie bij andere stakeholders van het project is essentieel vanaf het begin van het project. Disseminatie is immers niet beperkt tot de eindfase van het project.
• Passieve (brochures, leaflets, allerlei publicaties ) en actieve disseminatie (conferenties, media-events, wedstrijden voor studenten) zijn allebei even noodzakelijk.

Het komt er op aan dat de projectgroep kiest voor de juiste mix van disseminatieactiviteiten om zo het meest optimale resultaat te bekomen.

Het disseminatieplan van een project wordt de eerste keer opgesteld bij de projectaanvraag, en bij de start van het project volgt een eerste bijstelling.

Een doeltreffend disseminatieplan:

• heeft een duidelijke focus naar de doelgroepen toe.

Het allereerste begin van de disseminatie ligt al bij de gebruikersanalyse en de analyse van de noden bij het begin van het project. Die noden en vragen van de gebruikers kunnen verschillend zijn in de verschillende partnerlanden. Het disseminatieplan dient hiermee rekening te houden, wat werkt in één land of regio doet dat niet automatisch in een ander.

• is de verantwoordelijkheid van alle partners.

Alhoewel één partnerinstelling verantwoordelijk kan zijn voor het work package dissemination, heeft elke partner zijn inbreng. Het aanbieden van projectinformatie in de eigen taal en met kennis van de lokale situatie van elke partner biedt zeker een voordeel.

• is een continu proces, geen éénmalige activiteit.

Snel een conferentie organiseren aan het einde van een project is zeker onvoldoende om alle stakeholders te informeren over, overtuigen van, en betrekken bij het project. Bv. kan in een project van drie jaar om de zes maanden een nieuwsbrief naar een resonantiegroep worden rondgestuurd, en elk jaar een vergadering van de resonantiegroep opgezet worden.

• verzekert het verder bestaan van de projectresultaten na het einde van het project (cf. sustainability).

Voorbeelden van mogelijke disseminatieactiviteiten zijn:

• een goede projectwebsite - Quasi elk internationaal project maakt gebruik van een website zowel voor intern gebruik binnen de projectgroep als voor verspreiding van de resultaten. Hou echter wel volgende richtlijnen in het achterhoofd bij het opzetten van een website:
  • Een website is geen projectaanvraag. Kopieer dus geen delen van de aanvraagtekst maar zet ze om naar korte en attractieve zinnen.
  • Een internetgebruiker leest geen doorlopende teksten, deel de website dus voldoende op in onderdelen, geef doorlopende teksten als downloads.
  • Geen enkele gebruiker apprecieert verouderde informatie, de webmaster van het project moet ervoor zorgen dat de partners voldoende nieuwe input blijven geven, en onderdelen zoals agenda of nieuws de meest recente informatie geven.
  • Websitebezoekers willen graag actief zijn: biedt allerlei diensten aan en maak de website zo interactief mogelijk (via het aanbieden van een discussieforum, blogs, abonneren op nieuwsbrieven etc.).

• geschreven materiaal zoals brochures, flyers, artikels,

• presentaties via allerlei media,

• organisatie van disseminatie-events zoals conferenties, workshops, seminaries, trainingen,

• een nieuwsbrief (online of op papier).

Aangezien disseminatie een hele reeks aan activiteiten omvat, opgezet door de verschillende partnerinstellingen, is een transparante documentatie essentieel. Het documentensysteem dat meestal wordt opgezet voor het ontwikkelde producten in het project kan ook dienst doen om de verschillende acties rond disseminatie bij te houden. Bij de eindrapportering zal een overzichtelijke lijst van alle disseminatieactiviteiten per partner zijn waarde bewijzen. Check eerst als projectcoördinator vooraf welke informatie rond disseminatie opgevraagd wordt bij de rapportering: data, aantallen deelnemers, doelgroepen etc.