14.1 Een draaiboek: een plan van aanpak, een doe-instrument

Voor wie is een draaiboek Internationalisering bedoeld?

Een draaiboek Internationalisering is bedoeld voor al wie op centraal of decentraal niveau van een instelling begaan is met de organisatie van de internationaliseringsactiviteiten. Het is bedoeld om het verzamelen en verwerken van de gegevens zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Een draaiboek heeft enkel zin als internationalisering voldoende is ingebed in de structuur van de universiteit en de hogeschool, als internationalisering een deel is van de organisatie en gesteund is door het beleid. Om deadlines te halen, moet elke internationaliseringsmedewerker ruimte krijgen om hier aan mee te werken.

De taken kunnen uitgevoerd worden door één of meerdere personen. International Offices kunnen immers heel verschillend zijn: soms bestaan ze uit een heel team dat centraal functioneert, soms is het één persoon, die bijgestaan wordt door teams of personen in de departementen of faculteiten, ...

Draaiboeken kunnen dus werkelijk op verschillende niveaus gebruikt worden maar bewijzen vooral hun nut voor alle internationale activiteiten waarvoor rapportering nodig is. Je neemt daarover een duidelijk standpunt in: ofwel leg je deze verantwoordelijkheid volledig bij de student of medewerker, die zijn dossier vervolledigt en bezorgt aan de centrale dienst Internationalisering; ofwel delegeer je dit naar de departementen / faculteiten, maar dan moet je duidelijke richtlijnen en deadlines stellen, ook naar de decentrale medewerkers.

Waarom draaiboeken?

Internationaliseringsmedewerkers vragen zich soms af waarom je eigenlijk aan de hand van een draaiboek je academiejaar moet organiseren. Het maken van een draaiboek kost veel tijd, en tijdens het academiejaar blijkt er vaak toch een aantal zaken van een draaiboek niet te kloppen. Kortom: het is de moeite van het maken niet waard. We kennen elkaar toch allemaal goed, dus dat regelt zichzelf, ...

Het tegendeel is echter waar. In de eerste plaats ontkom je niet aan een soort plan van aanpak wanneer je de internationalisering van je opleiding gaat organiseren. Je moet van tevoren weten wie, wat, wanneer gaat doen. Planning is noodzakelijk om het academiejaar succesvol te doorlopen.

Een draaiboek is een plan van aanpak: alle taken zowel voor, tijdens als na de activiteit staan zwart op wit. Het draaiboek is een belangrijk en onmisbaar hulpmiddel voor een geoliede organisatie: het geeft overzicht en je weet zeker dat je niets vergeet. Kom je er achter dat je draaiboek niet klopt, dan pas je het gewoon aan. Een draaiboek is dus niet statisch. Een ander groot voordeel van een draaiboek is dat het je veel tijdwinst oplevert: elk academiejaar komen dezelfde activiteiten aan bod en zijn er dezelfde deadlines (hoewel de exacte datum soms kan verschillen, blijven de onderdelen wel dezelfde). Ten slotte kun je de organisatie van de internationalisering van je instelling op den duur met gerust hart overdragen aan je opvolgers. De opgedane organisatie-ervaring gaat niet verloren en dat is voor de instelling van onschatbare waarde.

Een draaiboek is nooit klaar

Een draaiboek is nooit klaar. Je werkt het telkens bij. Wees daarbij concreet over de activiteiten. Zo kom je tot een gedetailleerd draaiboek waarin van ankerpunt naar ankerpunt staat beschreven wat er gaat gebeuren, wat er moet ingeleverd worden, wanneer, op welke locatie, en wie daarvoor verantwoordelijk is.

 

Het maken van een draaiboek

Heel belangrijk is dat je altijd verschillende draaiboeken maakt voor de verschillende aspecten van je organisatie. Zo heb je een draaiboek voor de Erasmusactiviteiten, voor de samenwerking met het Zuiden, voor de verzekeringen, enz. Je begint met een draaiboek van de voorbereidingen tot aan de start van de activiteit. Vervolgens maak je een draaiboek voor de activiteit zelf. En eventueel eindig je met een apart draaiboek voor de afwerking en rapportering.

Qua layout is een draaiboek meestal zeer eenvoudig. Een doorlopende beschrijvende tekst, aangevuld met een schema waarin de timing duidelijk visueel voorgesteld wordt, soms aangevuld met kleuren zodat er onderscheid gemaakt wordt tussen verschillende soorten documenten en activiteiten. In zo een schema wordt er ingegaan op de praktische organisatie: welke documenten moeten er opgesteld worden, bijgehouden worden, doorgestuurd worden, aan wie en wanneer?

Het is belangrijk dat je alle documenten die moeten gebruikt en ingevuld worden, ook centraal beschikbaar stelt op een leerplatform, een website, een intranet, enz., waar en voor wie ze nodig zijn, (docenten, professoren, studenten, ....).

Tenslotte maak je een overzicht van alle telefoonnummers en contactgegevens van de mensen die betrokken zijn bij de organisatie van de internationalisering.

Onderdelen van het draaiboek

Een draaiboek is een plan van aanpak waarin een aantal aspecten terugkomen. We komen tot het volgende rijtje:

  • Wat moet er gebeuren? Welke taken zijn er en hoe deel je dat in? Wie doet wat? (scheiding verantwoordelijkheden - taken; deeltaken breng je onder in werkgroepen).
  • Wie vervangt in het geval er iemand uitvalt?
  • Wanneer moeten de verschillende taken uitgevoerd zijn? Vaak zet je de uit te voeren taken in een tijdsplan.
  • Telefoonnummers.
  • Contactpersonen (plus eventuele bereikbaarheid).
  • Bijzonderheden / afspraken.

Taken verdelen en plannen

Plaats de taken logisch bij elkaar in deeldraaiboeken en zelfs in één draaiboek. Vervolgens plaats je de taken in een tijdsplanning. Et voilà, de start van een draaiboek is klaar. Stel een coördinator aan die verantwoordelijk is voor het draaiboek. Hij overziet het hele draaiboek en kan checken of alles goed en op tijd gedaan wordt. Hij past het draaiboek elk jaar aan en zorgt dat iedereen telkens een bijgewerkte versie heeft.

Wel en niet in een draaiboek

Tijdens het academiejaar zelf is het draaiboek het belangrijkste communicatiestuk voor alle medewerkers. Daarom is het belangrijk dat het overzichtelijk, begrijpelijk, informatief en toch beknopt is. Iemand die het draaiboek voor het eerst ziet moet het kunnen lezen, en moet direct zijn weg erin kunnen vinden. Zorg dus voor een goede indeling en duidelijke lay-out. Informatief betekent: beknopt geformuleerde informatie die logisch is geordend. Vermijd daarom kleine details die alleen voor een kleine groep specialisten interessant is.



Lees verder: 14.2   Tips
 
Flanders Knowledge Area

Flanders Knowledge Area

www.flandersknowledgearea.be

Study in Flanders

Study in Flanders

www.studyinflanders.be

Research in Flanders

Research in Flanders

www.researchinflanders.be

Studeer in het Buitenland

Studeer in het Buitenland

www.studeerinhetbuitenland.be

Handboek Internationalisering

Handboek Internationalisering

www.handboek-internationalisering.be

Studies and Statistics

Studies and Statistics

www.flandersknowledgearea.be / nl / projecten / studies-and-statistics

Forum

Forum

www.flandersknowledgearea.be / nl / fora

Blog

Blog

www.flandersknowledgearea.be / nl / blog

Reconfirm

Reconfirm

www.reconfirm.be

Klik hier om de andere projecten van Flanders Knowledge Area te raadplegen