De eerste stap van de screening begint met het beantwoorden van vier basisvragen. Dieper ingaan op elk van deze vragen kan aan de hand van de checklist verderop in deze tekst.

Bekijk alles dat wordt ingediend en vergelijk de informatie die een persoon zelf aanreikt via een begeleidende bericht of motivatiebrief met de informatie die vermeld staat op de documenten. Een volledig toelatingsdossier bevat op zijn minst een volledig zicht op de gehele opleiding die een kandidaat heeft genoten. Lacunes worden snel zichtbaar wanneer documenten (rapporten, certificaiten, examenbewijzen, enz.) in een chronologische volgorde worden geplaatst.

Beschik je over de bevestiging dat het diploma effectief werd behaald? In heel wat landen kan wel een rapport worden afgeleverd dat vermeld dat het programma werd afgerond, maar wordt het diploma bijvoorbeeld pas uitgereikt na het succesvol afleggen van een eindexamen, het indienen van een onderzoeks- of afstudeerproject, het voltooien van gemeenschapwerk, praktijkuren.

Vergewis je ervan dat de ingediende documenten biografische gegevens bevatten die exact overeenkomen (geboorteplaats en –datum, volledige naam en voornaam zoals weergegeven op het paspoort, geslacht, leeftijd, enz.). Wanneer deze gegevens afwijken moet je meteen op je hoede zijn. De chronologie van de documenten moet in overeenstemming zijn met wat doorgaans logisch kan worden verwacht binnen de normale levensloop. Het is bijvoorbeeld niet normaal dat iemand zijn diploma secundair onderwijs behaalde op 15-jarige leeftijd, of universitaire studies aanvatte op 12-jarige leeftijd.

Lacunes in de vooropleiding van een kandidaat-student moeten verklaarbaar zijn. Hou hierbij rekening met externe factoren die het lot van de kandidaat kunnen bepaald hebben, waardoor de ontbrekende stukken niet meer beschikbaar zijn (oorlog, natuurrampen, universiteitsstakingen, enz.), of waardoor het eigenlijk onmogelijk was om documenten uit een bepaald land in een bepaalde periode te ontvangen. Algemene kennis van grote wereldgebeurtenissen en de invloed ervan op het onderwijs kan helpen bij het vaststellen van deze anachronismen.

Het is belangrijk in het achterhoofd te houden dat de computer nog niet overal ingeburgerd is voor het afleveren van officiële documenten. Zelfs binnen de EU zijn er vandaag de dag nog landen die scorekaarten of rapporten afleveren waarop de behaalde resultaten met de hand of met een typemachine werden ingevuld. Jezelf vertrouwd maken met het uitzicht en de specifieke zichtbare kenmerken van documenten is een must. Leg je vooral toe op de documenten van landen waarvan je veel studenten ontvangt en leg vervolgens een kleine bibliotheek aan met standaard voorbeelddocumenten van andere landen. Uiteraard kan deze informatie ook makkelijk digitaal worden bijgehouden en worden gedeeld met collega’s van andere hogeronderwijinstellingen.

Het verschil zit soms in details. Zo zag ik onlangst een toelatingsaanvraag met drie opeenvolgende rapporten. Een snelle blik op de instellingslogo’s leverde niet meteen iets verdacht op. De kwaliteit van de kopie was slecht. Omdat er sowieso al een ernstig vermoeden tot fraude bestond werd de digitale kopie uitvergroot om nader de kunnen inzoomen op elk detail. Op die manier werd snel duidelijk dat het logo op het tweede rapport nogal stuntelig getekend was. De verschillen met het echte logo waren eveneens duidelijk zichtbaar. Het tweede rapport was vervalst.

Handtekeningen zijn uniek. Om fraude tegen te gaan heb ik wel eens handtekeningen gezien met bijzondere kenmerken, zoals een reeks van zeven kruisjes onderaan de naam. Het aantal kruisjes is in deze echt van belang. Word je geconfronteerd met dit soort handtekeningen, gebruik het dan om na te gaan of dit bijzonder kenmerk aanwezig is op elk document dat door deze persoon werd ondertekend.

Instellingen die geaccrediteerd zijn en erkende diploma’s mogen afleveren zijn terug te vinden op overheidslijsten. Een uitstekende online bron is de webstek van World Education Services (http://www.wes.org), een Noord-Amerikaanse portaalsite met zeer accurate informatie over onderwijsstelsels over de hele wereld. De landenprofielen zijn beschikbaar onder tools: http://www.wes.org/wes_tools/. Het gebruik van de tool is gratis, na eenvoudige aanmelding en registratie. De informatie is zeer waardevol en de webstek is erg gebruiksvriendelijk en gestructureerd opgebouwd. Deze webstek vermeldt ook wanneer een diploma werd afgeleverd door een andere instantie dan het ministerie van Onderwijs (vb. het leger, de gezondheidssector, landbouworganisaties, enz.).

Vertrouw niet blindelings de weblinks, contact- en adresgegevens die terug te vinden zijn op de toelatingsaanvraag. Ga zelf op zoek naar de link voor het ministerie van Onderwijs via bijvoorbeeld de webstek van het land of de ambassade. De pagina’s kunnen officieel ogen, maar wanneer er enkel dode links op de webstek staan, of pagina’s die niet willen laden, kan je er vanop aan dat het een valse webpagina betreft. De NAFSA-webstek bevat een overzicht met weblinks naar diverse ministeries van Onderwijs in meer dan 200 landen: http://www.nafsa.org/resourcelibrary/default.aspx?id=8819.

Zit je na de eerste screening nog steeds met een wrang gevoel, dan wordt het tijd voor het echte werk. De volgende checklist kan je helpen in je zoektocht naar concrete aanwijzingen, opdat je uiteindelijk een overzicht hebt van feiten en informatie die je wenst te verifiëren.