De projectadministratie van een internationaal project is meestal iets complexer dan bij andere types van projecten, aangezien een internationale groep van partners en andere stakeholders bij het project betrokken zijn.

De coördinator ontvangt meestal samen met het contract van het project een project handbook met alle contractuele en administratieve verplichtingen tegenover de subsidiërende instelling. Deze richtlijnen voor projectbeheer worden voorgesteld op de startvergadering zodat alle partners goed op de hoogte zijn van alle regelgeving. Het is ook aan te raden om gedurende de hele projectperiode deze documenten op een gemakkelijk te bereiken plaats (bv. de projectwebsite, of het online platform dat wordt gebruikt) voor alle partners ter beschikking te stellen zodat ze bij twijfel gemakkelijk raadpleegbaar zijn.

Voor elke projectcategorie kunnen de administratieve richtlijnen van het project handbook dat de subsidiërende organisatie uitgeeft, verschillen. Hier worden de meer algemene principes van projectadministratie besproken.

bijlage:

• projectmanagement_bijlage19_overzicht van de administratieve taken in een project (download onderaan deze pagina)

Een effectief projectdocumentatiesysteem wordt best beheerd door de coördinerende instelling. Het documentensysteem is immers het fysieke bewijs van de activiteiten die in het project worden uitgevoerd, en vormt de basis van de projectrapportering (zie § Valorisatie van een internationaal project).

Daarom bouwen heel wat projecten – vooral als die twee of meer jaar duren – een projectdocumentatie-manual op, meestal op de partners only sectie van de projectwebsite.

Deze projectdocumentatie manual kan volgende documenten bevatten:

• contactgegevens: een goede adreslijst met alle gegevens van de coördinator, de partners en andere betrokken bij het project (zoals de externe evaluator, eventuele consultants, industriële betrokkenen),
• de projectaanvraag met alle intentieverklaringen van de partners,
• het contract met de subsidiërende instelling, met alle bijlagen,
• subcontracten met partners en externen, eventuele copyright agreement,
• planningsdocumenten: Gantt chart, beschrijvingen van workpackages,
• financiële documenten: budgetoverzicht (dat regelmatig wordt bijgewerkt), time sheets voor rapportering van personeelskosten, sjablonen voor rapportering van de verschillende toegelaten kostencategorieën,
• rapporten: eventuele interimrapporten, rapporten van evaluatoren of doelgroepen,
• verslagen: zowel van de internationale vergaderingen als van virtuele vergaderingen zoals videoconferenties of telefoonconferenties,
• documenten i.v.m. evaluatie en kwaliteitsbewaking zoals sjablonen voor evaluatie van vergaderingen, voor evaluatie door doelgroepen, externe evaluatierapporten,
• producten van het project (websites, artikels, brochures, etc.).

Op de website http://www.european-project-management.eu/ vindt de projectcoördinator alle templates voor documenten die nodig zijn bij de administratieve opvolging van een internationaal project. Het gebruik van sjablonen voor alle documentatie maakt het veel gemakkelijker voor de projectgroep om een gezamenlijke en transparante projectdocumentatie aan te leggen.