Just another day at the office

Michèle werkt in het international office van een kleine universiteit in een middelgrote Europese stad. Vandaag is een dag als alle andere: na een efficiënt teamoverleg, opent ze met goede moed haar propvolle mailbox. De meeste inkomende berichten kan ze op automatische piloot afhandelen (de voordelen van een op procedures gerichte organisatie!): de aanmeldingen van kandidaat-inkomende studenten, de voorstellen tot lucratieve samenwerking van kandidaat-recruteringsagenten, de verzoeken van uitgaande studenten tot wijzigingen in hun learning agreement, de vraag van een collega om advies bij een projectbegroting. Sinds gisteravond plaatselijke tijd (de nadelen van werken met het andere halfrond!) zijn onvermijdelijk een aantal problemen opgedoken die uit de weg moeten worden geruimd: Saar van Kleuter is – ondanks alle wijze preventieve raad – in Bangkok het slachtoffer geworden van diefstal en met de sluiting van de Belgische Ambassade daar geraakt ze niet tijdig aan uitreisdocumenten; de decaan die de delegatie uit Roemenië mee zou ontvangen meldt een dwingender verplichting. Haar bejubelde improvisatietalent komt Michèle hier uitstekend van pas. Maar dan… alweer vier berichten met het gevreesde onderwerp HOUSING. Helaas geen aanbod van kamers voor studenten, maar de stilaan bekende klacht van studenten die geen geschikte of betaalbare huisvesting vinden.

Michèle heeft het na al die jaren troubleshooting wel gehad met dit huisvestingsprobleem, waarmee niemand in de organisatie zich wil vereenzelvigen en waar ze op haar eentje en ondanks haar eigen creativiteit en de kracht van procedures, geen bevredigende repliek op heeft. Ze weet evenwel beter dan met haar probleem bij de directie aan te kloppen zonder op zijn minst een voorstel tot oplossing. Het signaal voor een projectmatige aanpak?

Een probleem zoals dat waar Michèle mee geconfronteerd wordt en waar improvisatie en routine tekortschieten, leent zich inderdaad perfect voor een projectmatige aanpak. Vanuit het perspectief van de International Officer ligt het immers voor de hand dat de krachten (intern en extern) gebundeld worden om binnen afzienbare termijn (bv. drie jaar) en met beperkte middelen, een gewenst resultaat (bv. betaalbare huisvesting in het stadscentrum voor alle lange en korte verblijven van buitenlandse gasten van de instelling) te boeken.

Zoals elke medewerker in de organisatie kan ook de International Officer belanghebbende zijn in een project dat de grenzen van één dienst of onderwijseenheid overschrijdt en deel uitmaken (als manager of als teamlid) van de tijdelijke managementomgeving die gevormd wordt om de vooropgestelde doelen te bereiken. Aangezien de opdracht van een international office doorgaans veel raakvlakken heeft met de opdrachten van andere diensten (bv. studentenadministratie / international admissions; marketing en communicatie / recrutering buitenlandse studenten / interne en externe communicatie met kandidaat-studenten in het buitenland), zal werken in een matrixstructuur – waarbij de International Officer wel projectverantwoordelijkheid heeft maar geen hiërarchische bevoegdheid over projectmedewerkers – zelfs een aanzienlijk aandeel uitmaken van de totale activiteit van het bureau.

Een project is:

• een unieke of eenmalige onderneming (vs. routinematige activiteit)
• met een beperkte looptijd
• en een beperkt budget,
• waarbinnen duidelijke doelen moeten worden bereikt.

De manager van een project

• is creatief,
• houdt van afwisseling, en kan omgaan met onverwachte wendingen waarbij procedures weinig houvast bieden;
• werkt resultaatgericht,
• en volgt zijn budget nauwgezet op.

Het feit dat een project door het international office wordt geïnitieerd of onder leiding van het office wordt uitgevoerd, maakt het nog geen internationaal project. Een project kan één of meerdere internationale dimensies hebben: het kan bijvoorbeeld bijdragen tot de realisatie van de internationaliseringsdoelstellingen van een instelling of (groep) opleiding(en) - bv. diversifiëren van het study-abroad aanbod in de bachelor Verpleegkunde, een internationale (anderstalige module) introduceren in de master-na-master European Law of, een virtuele mobiliteitsoptie inbouwen in een opleiding voor werkstudenten. Het kan met internationale middelen worden uitgevoerd en / of het kan – zoals het voorbeeld hierboven – ten behoeve van een internationale doelgroep worden opgezet.

Een internationaal project is een project met één of meerdere internationale dimensies, waarvan de belangrijkste:

• de betrokkenheid van partners en belanghebbenden in verschillende landen,
• die opereren in verschillende contexten
• met verschillende doelstellingen, verwachtingen en gebruiken.

De manager van een internationaal project heeft daarom ook nog nodig:

• een brede kennis van landen en culturen waarmee hij samenwerkt,
• een uitgesproken taal- en interculturele vaardigheid.