Interimrapportering en eindrapportering zijn vaste onderdelen van een internationaal project. Documentsjablonen van beide types van rapportering worden meestal meegestuurd met het subsidiecontract en worden door de coördinator vóór de specifieke deadline ingediend.
Echter, rapportering is geen activiteit die de coördinator alleen in een bureau tot een goed einde brengt. Net als evaluatie, testen, disseminatie, is ook de rapportering van het project een inspanning van het hele team die gezamenlijk wordt aangepakt.
Daarom organiseren heel wat projecten aan het einde van hun levensloop nog een vergadering die specifiek is gericht op het produceren van het eindverslag.

Rapportering zou geen problemen mogen opleveren als de volgende acties gedurende het project systematisch werden opgevolgd:

• Er is een goed documentensysteem dat een gestructureerd overzicht biedt van alle verslagen, bevragingen, cursusmateriaal enz., die in de loop van het project werden ontwikkeld.
• Up-to-date financiële gegevens die zijn bijgehouden voor elk projectjaar en voor elke partnerinstelling.
• De partner agreements die aan het begin van het project werden afgesloten zijn transparant en schetsen duidelijk het aandeel dat elke projectpartner heeft in de projectresultaten.
• De evaluatiestrategie gedurende het project werd consequent toegepast zodat de eindproducten van het project de beoogde kwaliteit halen.

Bij de meerderheid van de projecten bestaat interne zowel als externe rapportering:

• Interne rapportering naar alle stakeholders van het project toe. Hou daarbij in het achterhoofd dat elke doelgroep van een project andere informatienoden heeft, bv. studenten die een training voor lerarenopleiding uittesten hebben weinig boodschap aan een financiële rapportering of een resonantiegroep die het effect van een nieuwe module kwaliteitszorg voor het bedrijfsleven evalueert heeft weinig nood om de interne verslagen van de projectvergaderingen in te kijken.
• Externe rapportering gebeurt naar de subsidiërende instelling toe en moet vooral bewijzen dat de originele doelstellingen van het project behaald werden.

De meeste modellen voor eindrapportering omvatten de volgende onderdelen:

• Activiteitenverslag
  • beschrijving van het projectmanagement, vooral in vergelijking met het oorspronkelijke plan zoals omschreven in de projectaanvraag (wijzigingen in samenstelling van het partnerschap of bij de coördinator),
  • omschrijving van het gevolgde werkplan met eventuele aanpassingen en afwijkingen,
  • gedetailleerde uiteenzetting van de behaalde projectresultaten en een gedegen analyse van de beschrijving,
  • de gevolgde strategie voor kwaliteitsbewaking en bewijs van de evaluatie- en testfase van het project,
  • de acties die werden ondernomen gedurende de hele projectduur voor disseminatie van de projectresulaten,
  • hoe de projectresultaten in de toekomst geïmplementeerd zullen worden,
  • een beschrijving van het sustainability plan.

• Financieel verslag
  • bewijzen van personeelskosten aan de hand van time-sheets of andere specifieke modellen van documenten,
  • bewijzen van de verschillende toegelaten kostensoorten: verplaatsingen, verblijf, uitrusting, documentatie, telecomkosten etc., afhankelijk van de projectcategorie.
  • De meeste types van projecten vragen niet dat onkostenbewijzen of facturen worden meegestuurd met het projectverslag. De coördinator moet wel verklaren alle nodige financiële documenten voor vijf jaar te bewaren (voor sommige types van projecten van het ESF zelfs 10 jaar) zodat controle achteraf mogelijk blijft.