Niet elke melding moet worden behandeld als een crisis, en niet elke crisis zal leiden tot een volledige mobilisatie van de instelling. Sommige gevallen kunnen bijvoorbeeld binnen de opleiding worden afgehandeld of na tussenkomst van een International Officer. Wie wanneer wordt aangesproken is ook afhankelijk van de grootte van de instelling en de mate van (de)centralisatie van de ondersteunende diensten. Niet iedereen heeft een volledig beeld op de administratie van een dossier, de verplichtingen ten aanzien van verzekeringsdiensten, de hulpverlenende instanties, enz., en dus blijft het belangrijk dat de afhandeling van diverse types van crisissituaties op elk niveau van de instelling met elkaar wordt afgestemd.

Na de eerste melding overlegt de contactpersoon best met het hoofd van de opleiding of het departement, het diensthoofd Internationalisering en / of een veiligheidsadviseur. Zij beslissen op welk niveau de crisis zal worden afgehandeld: in de opleiding of via een gecoördineerde actie, i.c. een samenwerking tussen de opleiding en de betrokken diensten. Hoe kleiner de crisis, hoe meer taken en functies door één en dezelfde persoon kunnen worden ingevuld.

Wat de instelling precies kan doen is situatiegebonden. In sommige gevallen zal de instelling een zeer actieve rol spelen, terwijl het ook mogelijk is dat de rol van de hogeschool of universiteit beperkt blijft tot het verlenen van morele en praktische steun, of het gladstrijken van de plooien bij de partner in het buitenland.

Erg belangrijk in de beginfase is het verwittigen van de alarmcentrale van de betrokken verzekeringsmaatschappij. Eventueel dient ook de ambassade of consulaire vertegenwoordiging gecontacteerd te worden. De hogeschool of universiteit kan hier enkel ondersteunend werken, en geen eigen initiatieven ondernemen.

Indien nodig kunnen medewerkers van de hogeschool / universiteit naar de plaats van de crisis reizen. Er moet op voorhand worden afgesproken wie dit doet, zodat die medewerker ook altijd over een geldig paspoort beschikt en eventueel over de nodige inentingen (crisis in ontwikkelingslanden).

De instelling levert hoofdzakelijk morele steun, financiële en praktische steun, onderhoudt contact met de familie, helpt bij het coördineren van hulp, volgt actief de situatie op het terrein, coördineert de informatie- en communicatiestromen.

De instelling voorziet informatiebundels en organiseert informatiesessies over de te volgen procedures in crisissituaties. Elementen die onder andere van belang zijn:

• Gegevens moeten te allen tijde up-to-date zijn. De databank is enorm belangrijk in crisissituaties en ontbrekende informatie leidt tot kostbaar tijdsverlies.
• De student of medewerker moeten zichzelf goed informeren over de regio waar ze zullen verblijven (voorzie eventueel links op een website).
• Wijs de studenten en medewerkers erop dat ze de procedure voor crisissituaties op voorhand doornemen en tips & tricks opvolgen (vb. noodnummers op zak, bloedgroep, ...). Bij ziekte of ongeval kan het doornemen van teksten moeizaam verlopen of zelfs onmogelijk zijn. Bij diefstal kan het handig zijn kopies van de belangrijkste documenten naar een persoonlijk webmail-adres te versturen, waar ze makkelijk kunnen worden opgehaald.
• De verzekeringsdocumenten moeten worden meegenomen.
• De noodprocedure moet worden overlopen.
• De lijst van contactgegevens aan de hogeschool / universiteit moet beschikbaar zijn.
• De contactgegevens van de Belgische ambassades en consulaten of van de buitenlandse ambassades in België moeten beschikbaar zijn.
• Overloop inentingen die noodzakelijk zijn.
• …